湖南农业大学校友总会档案管理制度

第一章 总则

第一条　为了加强湖南农业大学校友总会（以下简称“校友总会”）档案的科学管理，统一规范校友总会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等有关规定，结合校友总会工作的实际，特制订本制度。

第二条　校友总会的所有档案临时保管一年后，委托湖南农业大学档案馆保管。

第二章　校友总会档案管理内容

第三条　校友总会档案是校友总会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是校友总会工作的基础，是校友总会工作查考和理论研究的依据。

第四条　校友总会档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作法规；及时收集、整理和保管好校友总会的档案材料，维护校友总会档案材料的完整与安全。

第五条　校友总会根据实际情况，明确由承办人员负责校友总会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。

第六条　校友总会的归档材料主要可分为四大类：第一类为登记材料，即校友总会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；第三类为会计材料，包括校友总会会计核算和财务管理的材料，如会计帐册、报表、审计报告等；第四类为校友总会日常管理材料包括校友总会理事会议材料等校友管理方面的材料。

第三章　会计档案管理

第七条　会计核算的专用资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证、账本、纳税申报表、固定资产台账、其它辅助账簿、财务报表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保存清册、会计档案销毁清册等。

第八条　会计档案应按规定进行装订及编号、登记，并由专人进行保管。对会计档案做到妥善保管、存放有序，查找方便，同时，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁毁损，散失和泄密。

第九条　会计档案查阅、复印须由财务人员办理，不得将会计档案携带外出，查账完毕应立即将账册或记账凭证放回原处，不得随意放置。外单位需要查阅或复印会计档案的，如涉及有关财务数据，应持单位介绍信，由财务人员办理。

第十条　会计档案的保管期限：各种会计档案的保管期限根据规定和工作需要，分为永久，定期两类。定期保管期限分为10年、30年，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，一般保管期限是：

（一）年度会计报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、保管期限为永久保管；

（二）会计账凭证、会计账簿、月度、季度会计报表、档案移交清册保管期限为30年；

（三）纳税申报表、银行对账单、银行余额调节表等其他会计资料保管期限为10年。

第十一条　财务人员提出销毁申请，编制会计档案销毁清册，经校友总会秘书长批准同意并签署意见后办理。但对其中未了结的债权债务的原始凭证，应抽出另行立卷，保管到结清债权债务时为止。

第十二条　按规定销毁会计档案时，应由秘书处派员监督。监销人在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告秘书长。

第四章　校友总会档案管理要求

第十三条　校友总会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证校友总会档案的齐全完整，准确无误。

第十四条　校友总会可按时间顺序排列编写案卷号。所有档案要有符合防潮、防虫、安全等要求的库房设施和与档案数量相适应的柜、架等装具，不得封包保存，随意堆放，严防毁损、散失、泄密

第十五条　建立校友总会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。校友总会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第五章　其他

第十六条　本制度由校友总会负责解释与修订。

第十七条　本制度自2025年9月19日湖南农业大学校友总会第四届理事会第一次会议审议通过之日起执行。