第一章　总则

第一条　为了加强湖南农业大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《社会团体登记管理条例》等有关规定，结合基金会工作的实际，特制订本制度。

第二条　基金会档案工作在业务上由湖南农业大学档案馆负责指导、监督和检查，基金会的所有档案临时保管一年后，移交湖南农业大学档案馆保管。

第二章　基金会档案管理内容

第三条　基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据，也是湖南农业大学档案的重要组成部分。

第四条　基金会档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全。

第五条　基金会根据实际情况，明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。

第六条　基金会的归档材料主要可分为四大类：第一类为登记材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；第三类为会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计帐册、报表、审计报告等；第四类为基金会日常管理材料包括基金会理事会议材料、捐赠目录等基金管理方面的材料。

第三章　会计档案管理

第七条　会计核算的专用资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证、账本、纳税申报表、固定资产台账、其它辅助账簿、财务报表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保存清册、会计档案销毁清册等。

第八条　会计档案应按规定进行装订及编号、登记，并由专人进行保管。对会计档案做到妥善保管、存放有序，查找方便，同时，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁毁损，散失和泄密。

第九条　会计档案查阅、复印须由财务人员办理，不得将会计档案携带外出，查账完毕应立即将账册或记账凭证放回原处，不得随意放置。外单位需要查阅或复印会计档案的，如涉及有关财务数据，应持单位介绍信，由财务人员办理。

第十条　会计档案的保管期限：各种会计档案的保管期限根据规定和工作需要，分为永久，定期两类。定期保管期限分为10年、30年，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，一般保管期限是：

（一）年度会计报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、保管期限为永久保管；

（二）会计账凭证、会计账簿、月度、季度会计报表、档案移交清册保管期限为30年；

（三）纳税申报表、银行对账单、银行余额调节表等其他会计资料保管期限为10年。

第十一条　财务人员提出销毁申请，编制会计档案销毁清册，经基金会秘书长批准同意并签署意见后办理。但对其中未了结的债权债务的原始凭证，应抽出另行立卷，保管到结清债权债务时为止。

第十二条　按规定销毁会计档案时，应由秘书处派员监督。监销人在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告秘书长。

第三章　基金会档案管理要求

第十三条　基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第十四条　基金会可按时间顺序排列编写案卷号。所有档案要有符合防潮、防虫、安全等要求的库房设施和与档案数量相适应的柜、架等装具，不得封包保存，随意堆放，严防毁损、散失、泄密

第十五条　建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第四章　其他

第十六条  本制度由基金会负责解释，自基金会第二届理事会第一次会议通过之日起执行。